บทที่12 การแก้ไข ตกแต่ง และการฉายสไลด์จากโปรแกรมการนำเสนอผลงาน

1 การแก้ไขและลบรูปแบบสไลด์
  1. เปิด Microsoft PowerPointที่ใช้งานอยู่ จากนั้นคลิกที่แท็ป View แล้วคลิก Slide Master
  2. จากนั้นจะสังเกตุเห็นแท็ป Slide Master และแสดงสไลด์ต้นแบบ สามารถแก้ไขได้
  3. ทดสอบเพิ่ม Text, รูปภาพ หรือจัดวางตำแหน่งข้อความ,รูปภาพและอื่นๆ โดยเลือกที่ สไลด์ บนสุด ซึ่งจะมีผลกับทุกสไลด์ หรือหากต้องการแก้ไขบางสไลด์ ให้เลือกที่สไลด์นั้นๆ หรือ สร้างสไลด์
  4. หลังจากที่ทำการแก้ไขสไลด์เรียบร้อย ให้คลิกที่แท็ป SLIDE MASTER จากนั้งคลิกที่ Close Master View หรือเลือกแท็ป View แล้วเลือก Normal ก็ได้เช่นกัน Sponsored Links  การนำ Slide Master มาใช้งาน
  5. เลือกที่แท็ป Home จากนั้นคลิกที่ New Slide  เลือก Slide ที่ทำการแก้ไขไว้ หรือ Slide ที่สร้างไว้
  6. เพียงเท่านี้ก็เรียบร้อยครับ   การบันทึก Slide Master 7. คลิกที่ File เลือก Save Ad จากนั้นคลิก Browse 8. เลือกไดร์ หรือ โฟลเดอร์ ที่ต้องการบันทึก และ Save as type เลือก PowerPoint Template(*.potx) เสร็จแล้วคลิก Save
  ในบานหน้าต่างทางด้านซ้าย คลิกขวาที่รูปขนาดย่อของสไลด์ที่คุณต้องการลบ (กดค้าง CTRL เมื่อต้องการเลือกหลายสไลด์), แล้ว คลิกลบสไลด์

2 การเพิ่มฉากหลังสไลด์ ตกแต่งสไลด์

  เมื่อต้องการระบุว่า งานนำเสนอของคุณเป็นสำเนาแบบร่าง เพิ่มข้อความลายน้ำ "แบบร่าง" ลงในพื้นหลังของสไลด์ของคุณ คุณสามารถเพิ่มข้อความอื่น ๆ เช่น "บริษัทเป็นความลับ บริษัทของคุณชื่อ หรือกล่องผลลัพธ์ควรเป็นอื่นที่คุณต้องการ

  1.คลิก มุมมอง > ต้นแบบสไลด์

  2.ในมุมมอง ต้นแบบสไลด์ ที่ด้านบนของบานหน้าต่างรูปขนาดย่อที่อยู่ด้านซ้าย ให้เลือกต้นแบบสไลด์

  3.เลือก แทรก >กล่องข้อความ จากนั้นบนต้นแบบสไลด์ คลิ กและลากเพื่อวาดกล่องข้อความ

  4.พิมพ์ข้อความลายน้ำ (เช่น "แบบร่าง") ในกล่องข้อความ นั้นแล้ว เลือกข้อความ

  เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการวางข้อความลายน้ำในแนวตั้ง ให้คลิกลูกศรเวียนที่อยู่ด้านบนของกล่องข้อความ แล้วกลับทิศของลูกศร

  5.บนตัว จัดรูปแบบ tab เลือกสีเติมฟอนต์อ่อน และทำการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ที่คุณต้องการฟอนต์และสไตล์

  เคล็ดลับ: ถ้าคุณไม่เห็นแท็บรูปแบบ ไม่แน่ใจว่า คุณได้เลือกกล่องข้อความ

  6.ในการเปลี่ยนตำแหน่งของลายน้ำ ให้คลิกที่กล่องข้อความ จากนั้น เมื่อตัวชี้กลายเป็น ลูกศรสี่หัว ให้ลากกล่องข้อความไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

 7. เมื่อคุณพอใจกับข้อความลายน้ำ คลิกกล่องข้อความ คลิกที่แท็บรูปแบบ >ส่งไปข้างหลัง แล้ว คลิกส่งไปไว้ข้างหลัง

3 การกำหนดสีพื้นหลังสไลด์

  1.คลิกขวาสไลด์ที่คุณต้องการเพิ่มสีพื้นหลัง จากนั้น คลิกจัดรูปแบบพื้นหลัง >สีเติมแบบทึบ

  2.เลือกสี จากนั้น เลือกสีที่คุณต้องการ

  3.เมื่อต้องการเปลี่ยนความโปร่งใสของพื้นหลัง ให้ปรับตัวเลื่อน ความโปร่งใส

คุณสามารถปรับเปอร์เซ็นต์ของความโปร่งใสได้ตั้งแต่ 0% (ทึบแสงสูงสุด ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น) ไปจนถึง 100% (โปร่งใสสูงสุด)

  4.เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

        -เมื่อต้องการใช้สีกับภาพนิ่งที่คุณเลือก เลือกปิด

        -เมื่อต้องการใช้สีกับภาพนิ่งในงานนำเสนอของคุณทั้งหมด เลือกนำไปใช้กับทั้งหมด

เมื่อต้องการนำสีไล่ระดับไปใช้กับพื้นหลังของสไลด์ ให้ทำดังต่อไปนี้

  1.คลิกขวาสไลด์ที่คุณต้อง การเพิ่มสีพื้นหลังการไล่ระดับสีแล้ว เลือกพื้นหลังรูปแบบ >สีเติมไล่ระดับ

  2.เมื่อต้องการใช้สีที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ชนิด และทิศทางของการไล่ระดับสี ให้คลิก การไล่ระดับสีที่กำหนดไว้ แล้วเลือกตัวเลือกที่ต้องการ

  3.เมื่อต้องการกำหนดแบบแผนชุดสีไล่ระดับเอง ให้ทำดังนี้

        -ภายใต้จุดเปลี่ยนการไล่ระดับสี เลือกหยุดการไล่ระดับแรก (แสดงด้วยหมายเลข1 ในไดอะแกรมด้านล่าง)

        -คลิกสี ลูกศรลง และเลือกสีของธีม หรือสีมาตรฐาน

        -เมื่อต้องการปรับความครอบคลุมสีไล่ระดับ คลิ กและลากการหยุดไปทางขวาหรือซ้าย หรือคุณสามารถตั้งค่าเปอร์เซ็นต์แบบเพิ่มเติมได้ ด้วยการย้ายตำแหน่ง ขี้นและลงเพื่อเปอร์เซ็นต์ที่คุณต้องการ

        -ทำแบบเดียวกันสำหรับใด ๆ อื่น ๆ ไล่ระดับสี (แสดงไว้ 4 ในไดอะแกรมตัวอย่างด้านบน)

  4.ปรับ ความสว่าง ตามต้องการ

  5.เมื่อต้องการเปลี่ยนความโปร่งใสของพื้นหลัง ให้ปรับตัวเลื่อน ความโปร่งใส

คุณสามารถปรับเปอร์เซ็นต์ของความโปร่งใสได้ตั้งแต่ 0% (ทึบแสงสูงสุด ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น) ไปจนถึง 100% (โปร่งใสสูงสุด)

  6.เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

        -เมื่อต้องการใช้สีเฉพาะกับภาพนิ่งที่เลือก ให้คลิก ปิด

        -เมื่อต้องการใช้สีกับภาพนิ่งทั้งหมด ให้คลิก นำไปใช้กับทั้งหมด

4 การกำหนดลักษณะของการเปลี่ยนภาพฉายสไลค์

  การเปลี่ยนภาพสไลด์ (Slide Transition) เป็นการกำหนดลักษณะของการแสดงภาพของสไลด์ระหว่างการแสดงงานนำเสนอ โดยกำหนดวิธีการดึงสไลด์ลำดับขั้นต่อไปนี้ขึ้นมาแสดงในลักษณะต่างๆตามที่กำหนด ซึ่งทำได้ดังนี้ คือ

  1. เลือกสไลด์ที่ต้องการกำหนดลักษณะการเปลี่ยนภาพนิ่ง

  2. เลือกเมนู Transition ปรากฏเครื่องมือสำหรับการกำหนดลักษณะของการเปลี่ยนแปลง

5 การกำหนดข้อความและภาพให้เคลื่อนที่แบบกำหนดเอง

นำไปใช้ภาพเคลื่อนไหว

  1.เลือกวัตถุหรือข้อความบนสไลด์ที่คุณต้องการทำให้เคลื่อนไหว

  2.บนแท็บ ภาพเคลื่อนไหว ให้คลิก เพิ่มภาพเคลื่อนไหว และเลือกเอฟเฟ็กต์ภาพเคลื่อนไหว

  เอฟเฟ็กต์บางเข้าและออก (เช่นพลิก ดร และ Whip) และเอฟเฟ็กต์บางเน้น (เช่นระบายสีและคลื่น) จะพร้อมใช้งานสำหรับวัตถุที่ประกอบด้วยข้อความเท่านั้น ถ้าคุณต้องการนำเอฟเฟ็กต์ภาพเคลื่อนไหวที่ไม่พร้อมใช้งานด้วยเหตุผลนี้ ลองเพิ่มช่องว่างภายในของวัตถุ

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำให้ข้อความและวัตถุเคลื่อนไหว

มีเอฟเฟ็กต์ภาพเคลื่อนไหวอยู่สี่ประเภทด้วยกัน ได้แก่

  1.เอฟเฟ็กต์ เข้า จะทำให้วัตถุค่อยๆ ปรากฏในโฟกัส หรือลอยเข้ามาจากขอบด้านใดด้านหนึ่งของสไลด์ หรือเด้งเข้ามาก็ได้

  2.เอฟเฟ็กต์ ออก จะรวมถึงการทำให้วัตถุลอยออกไปจากสไลด์ หายไปจากมุมมอง หรือหมุนตัวออกไปจากสไลด์

  3.เอฟเฟ็กต์ เน้น จะทำให้วัตถุลดหรือเพิ่มขนาด เปลี่ยนสี หรือหมุนรอบตัวเอง

  4.คุณสามารถใช้ เส้นทางการเคลื่อนไหว เพื่อเลื่อนวัตถุขึ้นหรือลง ไปทางซ้ายหรือขวา หรือเป็นรูปดาวหรือวงกลม (หรือเอฟเฟ็กต์แบบอื่นๆ ได้) คุณยังสามารถวาดเส้นทางการเคลื่อนไหวด้วยตนเองได้ด้วย

  คุณสามารถใช้ภาพเคลื่อนไหวแบบเดี่ยวๆ หรือจะผสมผสานเอฟเฟ็กต์หลายๆ อย่างเข้าด้วยกันก็ได้ ตัวอย่างเช่น ทำให้ข้อความบรรทัดหนึ่งลอยเข้ามาพร้อมกับมีขนาดใหญ่ขึ้นโดยใช้เอฟเฟ็กต์เข้า ลอยเข้า และเอฟเฟ็กต์เน้น เพิ่ม/ลด คลิก เพิ่มภาพเคลื่อนไหว เพื่อเพิ่มเอฟเฟ็กต์ แล้วใช้บานหน้าต่างภาพเคลื่อนไหวเพื่อตั้งค่าเอฟเฟ็กต์เน้นให้เกิดขึ้น กับก่อนหน้านี้6 การกำหนดเวลาในการฉายสไลด์

6 การกำหนดเวลาในการฉายสไลด์

  ในการนำเสนองาน PowerPoint บางครั้งต้องการให้แสดงแบบอัตโนมัติ เพื่อนำเสนอในลักษณะการเล่นโชว์ การประชาสัมพันธ์ การนำเสนอผลงาน การนำเสนอหน่วยงาน โปรแกรม PowerPoint ก็สามารถตอบสนองการทำงานแบบนั้นได้ โดยมีวิธีการง่ายๆ ดังนี้

1. เลือกเมนู Slide Show >> Rehearse Timings ตามลำดับ

2. ให้ดำเนินการคลิกเล่น PowerPoint ไปตามที่ท่านต้องการแสดง โปรแกรมจะทำการจับเวลาไปจนจบจบสไลด์ 

บทที่11 การประยุกต์ใช้โปรแกรมการนำเสนอผลงานและการผลิตสื่อผสมด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint

1 ความรู้พื้นฐานโปรแกรม Microsoft PowerPoint

โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2010 เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการนำเสนอผลงานที่หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอผลงานทางธุรกิจ การนำเสนอผลงานทางการศึกษา ตลอดจนการนำเสนออัลบั้มภาพส่วนตัวต่าง ๆ โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2010 นั้นจะมีจุดเด่นตรงที่สามารถใส่ภาพ เสียง ตลอดจนภาพเคลื่อนไหว ลงในสไลด์โชว์ได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว ทำให้ได้รับความนิยมมาโดยตลอด

2 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft PowerPoint

     เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 จะปรากฎส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม ดังนี้

            1. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) เป็นส่วนที่รวบรวมคำสั่งที่ใช้งานบ่อย ๆ เพื่อให้เรียกใช้งานได้ทันที

            2. ปุ่มควบคุมหน้าต่างโปรแกรม (Program Window Control) เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมการย่อ ขยายและปิดหน้าต่างของโปรแกรม

            3. ปุ่มไฟล์ (FILE) เป็นส่วนที่รวบรวมคำสั่งในการจัดการกับไฟล์ เช่น การสร้างงานนำเสนอใหม่ (New) การเปิด (Open) การบันทึก (Save) เป็นต้น

            4. แถบริบบอน (Ribbon) เป็นส่วนที่รวบรวมเครื่องมือการใช้งานของโปรแกรม เช่น แท็บ HOME, INSERT, DESIGN, TRANSITIONS, ANIMATIONS, SLIDE SHOW, REVIEW และ VIEW

            5. แถบนำทาง (Navigation Page) เป็นส่วนที่ใช้แสดงสไลด์ขนาดย่อ เพื่อจัดการกับสไลด์ เช่น การแทรก การลบ การย้ายสไลด์ เป็นต้น

            6. แถบเลื่อน (Scroll Bar) เป็นส่วนที่ใช้สำหรับเลื่อนหน้าจอไปยังสไลด์อื่น ๆ

            7. พื้นที่สไลด์ (Slide Pane) เป็นส่วนสำหรับอออกแบบและแสดงรายละเอียดของสไลด์

            8. หมายเลขสไลด์ (Slide Number) เป็นส่วนที่ใช้บอกว่าเรากำลังอยู่ในสไลด์จำนวนสไลด์ทั้งหมด

            9. ภาษา (Language) เป็นส่วนที่ใช้บอกสถานะของการใช้ภาษา

            10. ปุ่มมุมมอง (View) เป็นส่วนสำหรับเปลี่ยนมุมมองการทำงานของสไลด์

            11. ปุ่มเลื่อนย่อ-ขยาย (Zoom Controls) เป็นส่วนสำหรับย่อ-ขยายหน้าจอของโปรแกรม

3 หลักการออกแบบงานนำเสนอกับการจัดการข้อมูลลงบนสไลด์

สร้างและจัดรูปแบบตารางใน PowerPoint

  1.เลือกสไลด์ที่คุณต้องการเพิ่มตาราง

  2.บนแท็บ แทรก ให้เลือก ตาราง

  3.ในกล่องโต้ตอบ แทรกตาราง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

     -ใช้เมาส์เพื่อเลือกจำนวนแถวและคอลัมน์ที่คุณต้องการ

     -เลือก แทรกตาราง แล้วใส่จำนวนในรายการ จำนวนคอลัมน์ และ จำนวนแถว

   4.เมื่อต้องการเพิ่มข้อความลงในเซลล์ตาราง ให้คลิกเซลล์ แล้วใส่ข้อความลงไป หลังจากคุณใส่ข้อความเสร็จแล้ว ให้คลิกภายนอกตาราง

4 การเลือกมุมมองการนำเสนอผลงาน

  คุณสามารถดูสไลด์ PowerPoint ในรูปแบบที่หลากหลายขึ้นอยู่กับงานที่กำลังทำอยู่ มุมมองบางชนิดจะมีประโยชน์เมื่อคุณนำเสนองานของคุณ

มุมมองสำหรับการสร้างงานนำเสนอของคุณ

มุมมองปกติ

  คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง ปกติ ได้จากแถบงาน ด้านล่างหน้าต่างสไลด์ หรือจากแท็บ มุมมอง บน Ribbon

  มุมมอง ปกติ คือที่ที่คุณจะใช้สร้างสไลด์มากที่สุด ที่ด้านล่าง ในมุมมอง ปกติ จะแสดงรูปขนาดย่อของสไลด์ทางด้านซ้าย หน้าต่างขนาดใหญ่จะแสดงสไลด์ปัจจุบัน และส่วนด้านล่างสไลด์ปัจจุบันคือที่ที่คุณสามารถพิมพ์บันทึกย่อของผู้บรรยายสำหรับสไลด์นั้นได้

มุมมองตัวเรียงลำดับสไลด์

  คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง ตัวเรียงลำดับสไลด์ ได้จากแถบงาน ปุ่มมุมมองสไลด์ใน PowerPoint ด้านล่างหน้าต่างสไลด์ หรือจากแท็บ มุมมอง บน Ribbon

  มุมมอง ตัวเรียงลำดับสไลด์ (ด้านล่าง) จะแสดงรูปขนาดย่อของสไลด์ทั้งหมดในงานนำเสนอของคุณตามลำดับในแนวนอน มุมมองการนำเสนอสไลด์จะเป็นประโยชน์ ถ้าคุณต้องการจัดระเบียบสไลด์ของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่คลิกและลากสไลด์ไปยังตำแหน่งใหม่เท่านั้น คุณยังสามารถเพิ่มส่วนเพื่อจัดระเบียบสไลด์ของคุณเป็นกลุ่มที่สอดคล้องกันได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วน ให้ดูที่ ใช้ส่วนเพื่อจัดระเบียบสไลด์เป็นกลุ่ม

มุมมอง หน้าบันทึกย่อ

  คุณสามารถแสดงหรือซ่อนบันทึกย่อของผู้บรรยายด้วยปุ่ม บันทึกย่อ ที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์ หรือคุณสามารถสลับไปใช้มุมมอง หน้าบันทึกย่อ จากแท็บ มุมมอง บน Ribbon

  บานหน้าต่าง บันทึกย่อ จะอยู่ใต้บานหน้าต่างสไลด์ คุณสามารถพิมพ์บันทึกย่อของคุณหรือรวมบันทึกย่อไว้ในงานนำเสนอที่คุณส่งให้กับผู้ชม หรือใช้สำหรับตัวคุณเองในขณะที่คุณกำลังนำเสนอ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบันทึกย่อ ให้ดูที่ เพิ่มบันทึกย่อของผู้บรรยายลงในสไลด์ของคุณ

มุมมองเค้าร่าง

  คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง เค้าร่าง ได้จากแท็บ มุมมอง บน Ribbon

  หมายเหตุ: ใน PowerPoint 2013 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า คุณจะไม่สามารถไปที่มุมมอง เค้าร่าง จากมุมมอง ปกติ ได้อีกต่อไป คุณจะสามารถเข้าถึงมุมมองเค้าร่างได้จากแท็บ มุมมอง

  ใช้มุมมอง เค้าร่าง เพื่อสร้างเค้าร่างหรือสตอรี่บอร์ดสำหรับงานนำเสนอของคุณ ซึ่งจะแสดงเฉพาะข้อความบนสไลด์เท่านั้น

มุมมองต้นแบบ

  เพื่อเข้าสู่มุมมองต้นแบบ บนแท็บ มุมมอง ในกลุ่ม มุมมองต้นแบบ ให้เลือกมุมมองต้นแบบที่คุณต้องการ

  มุมมอง ต้นแบบ ประกอบด้วย สไลด์, เอกสารประกอบคำบรรยาย และ บันทึกย่อ ประโยชน์ข้อสำคัญในการทำงานด้วยมุมมองต้นแบบ คือ คุณสามารถเลือกสไตล์ต่างๆ ได้หลากหลายในการใช้กับสไลด์แต่ละสไลด์ แต่ละหน้าของบันทึกย่อ หรือกับเอกสารประกอบการบรรยายงานนำเสนอของคุณ

มุมมองสำหรับการนำเสนองานและการดูงานนำเสนอ

มุมมองการนำเสนอสไลด์

  คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง การนำเสนอสไลด์ ได้จากแถบงาน แสดงปุ่ม การนำเสนอสไลด์ ใน PowerPoint ที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์

  ใช้มุมมองการนำเสนอสไลด์เพื่อเสนองานนำเสนอของคุณต่อผู้ชมของคุณ มุมองการนำเสนอสไลด์จะปรากฏเต็มหน้าจอคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นมุมมองที่เหมือนงานนำเสนอจริงบนจอใหญ่ที่ผู้ชมของคุณจะได้เห็น

มุมมองผู้นำเสนอ

  เพื่อเข้าสู่มุมมอง ผู้นำเสนอ ในมุมมอง การนำเสนอสไลด์ ในมุมซ้ายล่างของหน้าจอ ให้คลิกปุ่ม มุมมองของผู้นำเสนอ ใน PowerPoint จากนั้นคลิก แสดงมุมมองของผู้นำเสนอ (ตามที่แสดงไว้ด้านล่าง)

  ใช้มุมมอง ผู้นำเสนอ เพื่อดูบันทึกย่อขณะนำเสนองานของคุณ ในมุมมอง ผู้นำเสนอ ผู้ชมจะไม่สามารถมองเห็นบันทึกย่อได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้มุมมองผู้นำเสนอ ให้ดูที่ ดูบันทึกย่อผู้บรรยายขณะที่คุณนำเสนอสไลด์ของคุณ

มุมมองการอ่าน

  คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง การอ่าน ได้จากแถบงาน ปุ่มมุมมองการอ่านใน PowerPoint ที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์

  ผู้รีวิวงานนำเสนอ PowerPoint โดยไม่มีผู้นำเสนอมักต้องการใช้มุมมองการอ่าน ซึ่งจะแสดงงานนำเสนอแบบเต็มจอเหมือนมุมมองการนำเสนอ และจะรวมการควบคุมพื้นฐาน ที่ช่วยให้สามารถพลิกดูสไลด์ได้โดยง่าย

5 ขั้นตอนการสร้างผลงานด้วยตนเอง

        เมื่อต้องการเข้าสู่การใช้งานของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 เพื่อเปิดใช้งาน มีขั้นตอนดังนี้

            1. คลิกที่ปุ่ม Start

            2. คลิกที่ All Programs

            3. คลิกที่ Microsoft Office 2013

            4. คลิกที่ PowerPoint 2013

            5. เลือกรูปแบบของแผ่นสไลด์ ก่อนจะเข้าสู่การใช้งานโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013

บทที่10 การสร้างรายงานโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลและการดูแลฐานข้อมูล

1 การสร้างและบันทึกรายงาน

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Officeแล้วคลิก ใหม่

   2.ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลใหม่

   3.เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์

   4.คลิก สร้าง

   ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้น และตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

   2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิก เปิด

   3.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

ใช้เทมเพลตตารางเพื่อสร้างตาราง

   ใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า คุณใช้ตัวช่วยสร้างตารางเพื่อสร้างตารางอย่างรวดเร็วจากตารางและเขตข้อมูลตัวอย่าง ใน Office Access 2007 ให้คุณใช้เทมเพลตตารางและเทมเพลตเขตข้อมูลแทน

   เทมเพลตตารางคือตารางเปล่าที่คุณสามารถเริ่มใช้ตามที่เป็นอยู่หรือปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการของคุณก็ได้ Office Access 2007 มาพร้อมกับเทมเพลตตารางต่อไปนี้ ซึ่งได้รับการออกแบบมาให้เข้ากันได้กับรายการ Windows SharePoint Services 3.0 ที่มีชื่อเดียวกัน:

   ที่ติดต่อ ตารางสำหรับการจัดการข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมล URL ของเว็บเพจ และสิ่งที่แนบมา เช่น สัญญาการให้บริการและรูปภาพ

   งาน ตารางสำหรับการติดตามงาน ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา

   ปัญหา ตารางสำหรับการติดตามปัญหา ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมาและเขตข้อมูล Memo แบบผนวกเท่านั้น ซึ่งจะเก็บประวัติของค่าเขตข้อมูลเก่า

   เหตุการณ์ ตารางสำหรับการจัดการเหตุการณ์ ซึ่งรวมเขตข้อมูล Memo แบบ Rich Text และเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา

   สินทรัพย์ ตารางสำหรับการจัดการสินทรัพย์ทางธุรกิจ ซึ่งรวมเขตข้อมูลสกุลเงินสองเขตเพื่อให้คุณสามารถติดตามค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ได้

   หลังจากที่คุณสร้างตารางโดยใช้เทมเพลตตาราง คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณสามารถเพิ่มลงในตารางใดก็ได้ในมุมมองแผ่นข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ให้ดูในส่วน เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งจะพบต่อไปในบทความนี้

สร้างตารางใหม่โดยใช้เทมเพลตตาราง

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

   2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตาราง

   3.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก เทมเพลตตาราง แล้วเลือกหนึ่งเทมเพลตที่พร้อมใช้งานจากรายการ

   ตารางใหม่จะถูกแทรกโดยยึดตามเทมเพลตตารางที่คุณเลือก

บันทึกตาราง

   หลังจากที่คุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนตาราง คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้นไว้ เมื่อคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ใส่ชื่อที่อธิบายถึงรายละเอียดของตาราง คุณสามารถใช้ตัวอักษรและตัวเลขได้ถึง 64 ตัว รวมทั้งช่องว่างด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า ชิ้นส่วน สินค้าคงคลัง หรือผลิตภัณฑ์

   เคล็ดลับ: คุณควรตัดสินใจเลือกการตั้งชื่อวัตถุในฐานข้อมูลของคุณอย่างมีแบบแผน และใช้ชื่อนั้นอย่างสม่ำเสมอ

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S

  2. ถ้าคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ตั้งชื่อตารางนั้น แล้วคลิก ตกลง

2 ตัวช่วยสร้างรายงาน

   เครื่องมือรายงานแสดงวิธีเร็วที่สุดสำหรับคุณสามารถสร้างรายงาน เนื่องจากนั้นสร้างรายงานในทันทีโดยไม่ต้องพร้อมท์ให้คุณสำหรับข้อมูล รายงานแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถาม เครื่องมือรายงานไม่สามารถสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย สวยงามที่คุณต้องการแก้ไข แต่จะเป็นประโยชน์มากมายค่อนข้างเป็นวิธีการดูข้อมูลพื้นฐานอย่างรวดเร็ว แล้วคุณสามารถบันทึกรายงาน และปรับเปลี่ยนในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อที่จะทำหน้าที่วัตถุประสงค์ของคุณได้ดียิ่งขึ้น

  1.ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการพื้นฐานของรายงาน

  2.บนแท็บสร้าง ในกลุ่มรายงาน คลิกรายงาน 

  Access สร้างรายงาน และแสดงในมุมมองเค้าโครง

  3. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดู และพิมพ์รายงานของคุณ ดูส่วนมุมมอง พิมพ์ หรือส่งออกรายงานเป็นข้อความอีเมล

   หลังจากการดูรายงาน คุณสามารถบันทึก และปิดทั้งรายงาน และตาราง หรือแบบสอบถามที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียนแล้ว ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ

3 รายงานอัตโนมัติแบบเรียงเป็นแนว

1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน 

2. คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือก Table หรือ Query ที่ต้องการใช้ท า Report 

3. จากนั้นคลิกที่ปุ่มรายงาน สักครู่หนึ่ง Access จะสร้างรายงาน และแสดงให้ดูในวินโดว์ Print Preview 

  ในจังหวะนี้คุณสามารถสั่งให้บันทึก , พิมพ์ หรือปิดรายงานนี้ได้ หรือจะเปลี่ยนกลับมายัง มุมมอง Design เพื่อแก้ไขก็ได้ 

   การแสดง Report ที่สร้างจาก Auto Report: Tabular Wizard

   เป็นเครื่องมือช่วยสร้างรีพอร์ตที่มีรูปแบบซับซ้อนขึ้น และตรงกับความต้องการมากกว่าการสร้างด้วย Auto Report คุณสามารถเลือกฟิลด์ข้อมูลที่จะน ามาใช้ ในรีพอร์ต และก าหนดรูปแบบพื้นหลังรวมทั้งตัวอักษร ได้ โดยน าเทเบิล หรือ Query หรือทั้งเทเบิล และ Query มาใช้เป็นแหล่งข้อมูลของรีพอร์ตได้มากกว่า 1 แหล่ง (ในขณะที่ Auto Report จะก าหนดแหล่งข้อมูลได้เพียง1 เทเบิล หรือ 1Query เท่านั้น ) โดยวิธีการสร้าง สามารถทำได้โดย 

1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน เลือกตัวช่วยสร้างรายงาน 

2. คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือก Table หรือ Query ที่ต้องการใช้ท า Report 

3. น าเมาส์คลิกที่ปุ่ม จากนั้นจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานขึ้นมาให้เรา เลือกกำหนดในส่วนของเขตข้อมูลจากตารางที่เลือก และสามารถเพิ่มเติมในส่วนของตารางอื่น หรือ Query อื่นเข้ามาในส่วนของการเลือกเขตข้อมูลได้ เลือกตาราง หรือ Query ที่จะ นำข้อมูลมาท ารายงาน 112 

4. หลังจากที่เลือกเขตข้อมูลเรียบร้อยแล้วจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานให้เราเลือกรูปแบบ การแสดงข้อมูล โดยหากเรามีตารางมากกว่า 1 ตาราง เราสามารถเลือกรูปแบบการแสดงของ ข้อมูลตามล าดับของตารางใดตารางหนึ่งเป็นหลักได้ 

5. เราสามารถเลือกก าหนดให้แสดงผลรายงาน ในรูปแบบการแบ่งเป็นกลุ่มตามเงื่อนไขที่กำหนด ได้ โดยเลือกจากรายการทางด้านซ้าย แล้วคลิกที่ปุ่ม เพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการแบ่งกลุ่ม เลือกตารางที่ต้องการให้ แสดงข้อมูลตามล าดับของ ตารางใดให้เป็นตารางหลัก ของการแสดงข้อมูล เลือกเขตข้อมูลที่ ต้องการจากนั้น คลิกที่ปุ่ม 113 

6. โปรแกรมจะให้เรากำหนดการจัดเรียงล าดับ โดยให้เราเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียงลำดับ ตามต้องการ และสามารถเลือกรูปแบบการจัดเรียง จากน้อยไปหามาก หรือเลือกการจัดเรียงจาก มากไปหาน้อย 

7. โปรแกรมจะให้เราเลือกกำหนดการจัดวางเค้าโครงของรายงานโดยโปรแกรมจะแสดงภาพ ตัวอย่างทางด้านซ้ายมือ และกำหนดให้เราเลือกการวางแนวของเอกสารว่าจะให้วางแนว ลักษณะใด เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง เลือกรูปแบบการจัดเรียง หรือ เลือกการวางเค้าโครง เลือกการวางแนวเอกสาร 114 

8. โปรแกรมจะให้เราเลือกลักษณะที่ต้องการให้แสดง โดยจะแสดงลักษณะตัวอย่างทางด้าน ซ้ายมือ 

9. โปรแกรมจะให้กำหนดชื่อรายงาน จากนั้นคลิกที่ปุ่มเสร็จ

4 รายงานอัตโนมัติแบบตาราง

   1.คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน

   2.ที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่งรายงาน (Report)

   3. จากนั้นจะแสดงหน้าจอรายงานขึ้นมาอัตโนมัติ 

   4. คลิกปุ่มบันทึก และตั้งชื่อให้กับรายงาน เช่น rpt_product 

   5. คลิกปุ่มตกลง

การสร้างรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครง (Layout View)

คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง รายงานเปล่า (Bank Report)

   1.คลิกเลือกตารางที่ต้องการแสดงโดยคลิกที่เครื่องหมาย + (บวก) ในหน้าต่างเขตข้อมูลในที่นี้เลือกตาราง tbl_product

   2.จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง 

  

การบันทึกรายงาน

   1.บันทึกรายงาน คลิกที่ไอคอน    

   2.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

   3.คลิกปุ่ม OK

การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง (Report Wizard)

   1.คลิกที่แท็บ สร้าง(Create)

   2.คลิกไอคอนคำสั่ง ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard)

   3.คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการ

   4.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ โดยคลิกที่ปุ่ม > เพื่อเลือกที่ละฟิลด์ หรือคลิกที่ปุ่ม >> เพื่อเลือกฟิลด์ทั้งหมด

   5.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

6.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

7. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

8. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

9. เลือกรูปแบบเค้าโครงและรูปแบบการวาง คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

10. เลือกรูปแบบ คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

11.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

การสร้างรายงานแบบลาเบล (Label Wizard)    

   1.เลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการสร้างเป็นลาเบล                                                                            

   2.คลิกที่แท็บ สร้าง (Create)

   3.คลิกไอคอนคำสั่ง ป้ายชื่อ (label)

   4.กำหนดขนาดและชนิดของเลเบล

   5.กำหนดรูปแบบของข้อความที่จะแสดงในเลเบล

   6.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง

   7.เลือกรูปแบบการแสดง

   8.ตั้งชื่อรายงาน

   9.คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น Finish  

5 การสร้างปุ่มคำสั่งในฟอร์ม

   การสร้าง Form เปล่า เราสามารถสร้างและออกแบบหน้าจอได้ด้วยตัวเราเอง และสามารถกำหนดหน้า Form ได้ทำอะไรก็ได้ตามต้องการ

   1. ไปที่ Tab Create ----> Blank Form(ฟอร์ม เปล่า)

  2. เมื่อเลือกเสร็จแล้วจะเป็นหน้าจอเปล่าๆ ที่เป็น Form ซึ่งเราสามารถสร้างเครื่องมือหรือ ปุ่มต่างๆตามที่โปรแกรมให้บน Tool box แถบด้านบน  

   3. ลองให้ Form เรียก Form กรอกข้อมูลขึ้นมา โดยเริ่มที่การเลือกปุ่มเพื่อให้ปุ่มเรียกหน้า Form อื่นขึ้นมา

   4.หน้าต่างตัวช่วยสร้าง ปุ่ม Command Button Wizard ให้นักเรียนเลือก Form Operation --> Open Form เพื่อให้ปุ่มนั้นเปิด Form ที่ต้องการ

   5. เลือก Form ที่ต้องการ เพื่อให้ปุ่มเราเรียกหน้าจอนั้นขึ้นมา

6 .การดูแลฐานข้อมูล

เข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน

เข้ารหัสลับฐานข้อมูล

  1.เปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

  วิธีเปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

         1.บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

         2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูไปยังไฟล์ที่คุณต้องการเปิด แล้วเลือกไฟล์ดังกล่าว

         3.คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด จากนั้นคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล 

   2.บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ข้อมูล แล้วคลิก เข้ารหัสลับด้วยรหัสผ่านกล่องโต้ตอบ ตั้งรหัสผ่านฐานข้อมูล จะปรากฏขึ้น

   3.พิมพ์รหัสผ่านของคุณในกล่อง รหัสผ่าน จากนั้นให้พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งในกล่อง ยืนยัน แล้วคลิก ตกลง

   หมายเหตุ: ให้ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายาก ซึ่งประกอบด้วยทั้งตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์ รหัสผ่านที่คาดเดาง่ายจะไม่ได้นำอักขระหลากประเภทดังกล่าวมาผสมกัน รหัสผ่านที่คาดเดายาก เช่น Y6dh!et5 รหัสผ่านที่คาดเดาง่าย เช่น House27 รหัสผ่านควรมีความยาวของอักขระอย่างน้อย 8 ตัว วลีรหัสผ่านที่มีอักขระ 14 ตัวหรือมากกว่าจะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น

   คุณจำเป็นจะต้องจำรหัสผ่านของคุณให้ได้ ถ้าคุณลืมรหัสผ่าน Microsoft จะไม่สามารถเรียกคืนให้แก่คุณได้ ให้จดบันทึกรหัสผ่านของคุณไว้และนำไปเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยซึ่งอยู่ห่างจากข้อมูลที่ใช้รหัสผ่านนั้นในการป้องกัน

เข้ารหัสลับฐานข้อมูลแบบแยก

   เมื่อต้องการเข้ารหัสลับฐานข้อมูลแบบแยก คุณจะต้องเข้ารหัสลับทั้งฐานข้อมูลส่วนหน้าและฐานข้อมูลส่วนหลัง หลังจากที่คุณเข้ารหัสลับฐานข้อมูลส่วนหลังแล้ว คุณจะต้องเชื่อมโยงกับตารางของฐานข้อมูลนั้นใหม่

   1.ใช้ขั้นตอนที่ระบุไว้ในส่วน การเข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน ในการเข้ารหัสลับฐานข้อมูลส่วนหลัง

   2.ในฐานข้อมูลส่วนหน้า ให้ลบลิงก์ไปยังตารางในฐานข้อมูลส่วนหลัง จากนั้นให้เชื่อมโยงไปยังตารางนั้นอีกครั้งหนึ่ง Access จะพร้อมท์ให้คุณใส่รหัสผ่านของฐานข้อมูลส่วนหลังเมื่อคุณทำลิงก์ใหม่

   3.หลังจากที่คุณเชื่อมโยงไปยังตารางใหม่แล้ว ให้เข้ารหัสลับฐานข้อมูลส่วนหน้าโดยใช้ขั้นตอนที่ให้ไว้ในส่วน การเข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน

เปิดและถอดรหัสลับฐานข้อมูล

   ขอย้ำเตือนว่าให้คุณจำรหัสผ่านไว้ให้ดี เพราะถ้าคุณลืมรหัสผ่านจะไม่มีวิธีใดที่สามารถเรียกคืนรหัสผ่านนั้นได้

เปิดฐานข้อมูลที่เข้ารหัสลับ

   1. เปิดฐานข้อมูลที่เข้ารหัสลับด้วยวิธีเดียวกันกับการเปิดฐานข้อมูลอื่นๆกล่องโต้ตอบ ต้องการรหัสผ่าน จะปรากฏขึ้น

   2.พิมพ์รหัสผ่านของคุณในกล่อง ใส่รหัสผ่านฐานข้อมูล จากนั้นคลิก ตกลง

เอารหัสผ่านออกจากฐานข้อมูล

   หมายเหตุ: เมื่อคุณเอารหัสผ่านออกจากฐานข้อมูล คุณจะสามารถคืนค่ารหัสผ่านได้ตลอดเวลา (หรือแทนที่ด้วยรหัสผ่านอื่น) ด้วยการทำซ้ำขั้นตอนต่างๆ ใน การเข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน ในตอนต้นของบทความนี้

เอารหัสผ่านออก

   1.เปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

   2.บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ข้อมูล แล้วคลิก ถอดรหัสลับฐานข้อมูลกล่องโต้ตอบ ยกเลิกการตั้งรหัสผ่านฐานข้อมูล จะปรากฏขึ้น

   3.พิมพ์รหัสผ่านของคุณในกล่อง รหัสผ่าน จากนั้นคลิก ตกลง