บทที่10 การสร้างรายงานโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลและการดูแลฐานข้อมูล

1 การสร้างและบันทึกรายงาน

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Officeแล้วคลิก ใหม่

   2.ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลใหม่

   3.เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์

   4.คลิก สร้าง

   ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้น และตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

   2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิก เปิด

   3.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

ใช้เทมเพลตตารางเพื่อสร้างตาราง

   ใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า คุณใช้ตัวช่วยสร้างตารางเพื่อสร้างตารางอย่างรวดเร็วจากตารางและเขตข้อมูลตัวอย่าง ใน Office Access 2007 ให้คุณใช้เทมเพลตตารางและเทมเพลตเขตข้อมูลแทน

   เทมเพลตตารางคือตารางเปล่าที่คุณสามารถเริ่มใช้ตามที่เป็นอยู่หรือปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการของคุณก็ได้ Office Access 2007 มาพร้อมกับเทมเพลตตารางต่อไปนี้ ซึ่งได้รับการออกแบบมาให้เข้ากันได้กับรายการ Windows SharePoint Services 3.0 ที่มีชื่อเดียวกัน:

   ที่ติดต่อ ตารางสำหรับการจัดการข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมล URL ของเว็บเพจ และสิ่งที่แนบมา เช่น สัญญาการให้บริการและรูปภาพ

   งาน ตารางสำหรับการติดตามงาน ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา

   ปัญหา ตารางสำหรับการติดตามปัญหา ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมาและเขตข้อมูล Memo แบบผนวกเท่านั้น ซึ่งจะเก็บประวัติของค่าเขตข้อมูลเก่า

   เหตุการณ์ ตารางสำหรับการจัดการเหตุการณ์ ซึ่งรวมเขตข้อมูล Memo แบบ Rich Text และเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา

   สินทรัพย์ ตารางสำหรับการจัดการสินทรัพย์ทางธุรกิจ ซึ่งรวมเขตข้อมูลสกุลเงินสองเขตเพื่อให้คุณสามารถติดตามค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ได้

   หลังจากที่คุณสร้างตารางโดยใช้เทมเพลตตาราง คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณสามารถเพิ่มลงในตารางใดก็ได้ในมุมมองแผ่นข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ให้ดูในส่วน เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งจะพบต่อไปในบทความนี้

สร้างตารางใหม่โดยใช้เทมเพลตตาราง

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

   2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตาราง

   3.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก เทมเพลตตาราง แล้วเลือกหนึ่งเทมเพลตที่พร้อมใช้งานจากรายการ

   ตารางใหม่จะถูกแทรกโดยยึดตามเทมเพลตตารางที่คุณเลือก

บันทึกตาราง

   หลังจากที่คุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนตาราง คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้นไว้ เมื่อคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ใส่ชื่อที่อธิบายถึงรายละเอียดของตาราง คุณสามารถใช้ตัวอักษรและตัวเลขได้ถึง 64 ตัว รวมทั้งช่องว่างด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า ชิ้นส่วน สินค้าคงคลัง หรือผลิตภัณฑ์

   เคล็ดลับ: คุณควรตัดสินใจเลือกการตั้งชื่อวัตถุในฐานข้อมูลของคุณอย่างมีแบบแผน และใช้ชื่อนั้นอย่างสม่ำเสมอ

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S

  2. ถ้าคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ตั้งชื่อตารางนั้น แล้วคลิก ตกลง

2 ตัวช่วยสร้างรายงาน

   เครื่องมือรายงานแสดงวิธีเร็วที่สุดสำหรับคุณสามารถสร้างรายงาน เนื่องจากนั้นสร้างรายงานในทันทีโดยไม่ต้องพร้อมท์ให้คุณสำหรับข้อมูล รายงานแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถาม เครื่องมือรายงานไม่สามารถสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย สวยงามที่คุณต้องการแก้ไข แต่จะเป็นประโยชน์มากมายค่อนข้างเป็นวิธีการดูข้อมูลพื้นฐานอย่างรวดเร็ว แล้วคุณสามารถบันทึกรายงาน และปรับเปลี่ยนในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อที่จะทำหน้าที่วัตถุประสงค์ของคุณได้ดียิ่งขึ้น

  1.ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการพื้นฐานของรายงาน

  2.บนแท็บสร้าง ในกลุ่มรายงาน คลิกรายงาน 

  Access สร้างรายงาน และแสดงในมุมมองเค้าโครง

  3. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดู และพิมพ์รายงานของคุณ ดูส่วนมุมมอง พิมพ์ หรือส่งออกรายงานเป็นข้อความอีเมล

   หลังจากการดูรายงาน คุณสามารถบันทึก และปิดทั้งรายงาน และตาราง หรือแบบสอบถามที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียนแล้ว ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ

3 รายงานอัตโนมัติแบบเรียงเป็นแนว

1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน 

2. คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือก Table หรือ Query ที่ต้องการใช้ท า Report 

3. จากนั้นคลิกที่ปุ่มรายงาน สักครู่หนึ่ง Access จะสร้างรายงาน และแสดงให้ดูในวินโดว์ Print Preview 

  ในจังหวะนี้คุณสามารถสั่งให้บันทึก , พิมพ์ หรือปิดรายงานนี้ได้ หรือจะเปลี่ยนกลับมายัง มุมมอง Design เพื่อแก้ไขก็ได้ 

   การแสดง Report ที่สร้างจาก Auto Report: Tabular Wizard

   เป็นเครื่องมือช่วยสร้างรีพอร์ตที่มีรูปแบบซับซ้อนขึ้น และตรงกับความต้องการมากกว่าการสร้างด้วย Auto Report คุณสามารถเลือกฟิลด์ข้อมูลที่จะน ามาใช้ ในรีพอร์ต และก าหนดรูปแบบพื้นหลังรวมทั้งตัวอักษร ได้ โดยน าเทเบิล หรือ Query หรือทั้งเทเบิล และ Query มาใช้เป็นแหล่งข้อมูลของรีพอร์ตได้มากกว่า 1 แหล่ง (ในขณะที่ Auto Report จะก าหนดแหล่งข้อมูลได้เพียง1 เทเบิล หรือ 1Query เท่านั้น ) โดยวิธีการสร้าง สามารถทำได้โดย 

1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน เลือกตัวช่วยสร้างรายงาน 

2. คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือก Table หรือ Query ที่ต้องการใช้ท า Report 

3. น าเมาส์คลิกที่ปุ่ม จากนั้นจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานขึ้นมาให้เรา เลือกกำหนดในส่วนของเขตข้อมูลจากตารางที่เลือก และสามารถเพิ่มเติมในส่วนของตารางอื่น หรือ Query อื่นเข้ามาในส่วนของการเลือกเขตข้อมูลได้ เลือกตาราง หรือ Query ที่จะ นำข้อมูลมาท ารายงาน 112 

4. หลังจากที่เลือกเขตข้อมูลเรียบร้อยแล้วจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานให้เราเลือกรูปแบบ การแสดงข้อมูล โดยหากเรามีตารางมากกว่า 1 ตาราง เราสามารถเลือกรูปแบบการแสดงของ ข้อมูลตามล าดับของตารางใดตารางหนึ่งเป็นหลักได้ 

5. เราสามารถเลือกก าหนดให้แสดงผลรายงาน ในรูปแบบการแบ่งเป็นกลุ่มตามเงื่อนไขที่กำหนด ได้ โดยเลือกจากรายการทางด้านซ้าย แล้วคลิกที่ปุ่ม เพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการแบ่งกลุ่ม เลือกตารางที่ต้องการให้ แสดงข้อมูลตามล าดับของ ตารางใดให้เป็นตารางหลัก ของการแสดงข้อมูล เลือกเขตข้อมูลที่ ต้องการจากนั้น คลิกที่ปุ่ม 113 

6. โปรแกรมจะให้เรากำหนดการจัดเรียงล าดับ โดยให้เราเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียงลำดับ ตามต้องการ และสามารถเลือกรูปแบบการจัดเรียง จากน้อยไปหามาก หรือเลือกการจัดเรียงจาก มากไปหาน้อย 

7. โปรแกรมจะให้เราเลือกกำหนดการจัดวางเค้าโครงของรายงานโดยโปรแกรมจะแสดงภาพ ตัวอย่างทางด้านซ้ายมือ และกำหนดให้เราเลือกการวางแนวของเอกสารว่าจะให้วางแนว ลักษณะใด เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง เลือกรูปแบบการจัดเรียง หรือ เลือกการวางเค้าโครง เลือกการวางแนวเอกสาร 114 

8. โปรแกรมจะให้เราเลือกลักษณะที่ต้องการให้แสดง โดยจะแสดงลักษณะตัวอย่างทางด้าน ซ้ายมือ 

9. โปรแกรมจะให้กำหนดชื่อรายงาน จากนั้นคลิกที่ปุ่มเสร็จ

4 รายงานอัตโนมัติแบบตาราง

   1.คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน

   2.ที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่งรายงาน (Report)

   3. จากนั้นจะแสดงหน้าจอรายงานขึ้นมาอัตโนมัติ 

   4. คลิกปุ่มบันทึก และตั้งชื่อให้กับรายงาน เช่น rpt_product 

   5. คลิกปุ่มตกลง

การสร้างรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครง (Layout View)

คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง รายงานเปล่า (Bank Report)

   1.คลิกเลือกตารางที่ต้องการแสดงโดยคลิกที่เครื่องหมาย + (บวก) ในหน้าต่างเขตข้อมูลในที่นี้เลือกตาราง tbl_product

   2.จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง 

  

การบันทึกรายงาน

   1.บันทึกรายงาน คลิกที่ไอคอน    

   2.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

   3.คลิกปุ่ม OK

การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง (Report Wizard)

   1.คลิกที่แท็บ สร้าง(Create)

   2.คลิกไอคอนคำสั่ง ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard)

   3.คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการ

   4.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ โดยคลิกที่ปุ่ม > เพื่อเลือกที่ละฟิลด์ หรือคลิกที่ปุ่ม >> เพื่อเลือกฟิลด์ทั้งหมด

   5.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

6.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

7. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

8. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

9. เลือกรูปแบบเค้าโครงและรูปแบบการวาง คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

10. เลือกรูปแบบ คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

11.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

การสร้างรายงานแบบลาเบล (Label Wizard)    

   1.เลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการสร้างเป็นลาเบล                                                                            

   2.คลิกที่แท็บ สร้าง (Create)

   3.คลิกไอคอนคำสั่ง ป้ายชื่อ (label)

   4.กำหนดขนาดและชนิดของเลเบล

   5.กำหนดรูปแบบของข้อความที่จะแสดงในเลเบล

   6.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง

   7.เลือกรูปแบบการแสดง

   8.ตั้งชื่อรายงาน

   9.คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น Finish  

5 การสร้างปุ่มคำสั่งในฟอร์ม

   การสร้าง Form เปล่า เราสามารถสร้างและออกแบบหน้าจอได้ด้วยตัวเราเอง และสามารถกำหนดหน้า Form ได้ทำอะไรก็ได้ตามต้องการ

   1. ไปที่ Tab Create ----> Blank Form(ฟอร์ม เปล่า)

  2. เมื่อเลือกเสร็จแล้วจะเป็นหน้าจอเปล่าๆ ที่เป็น Form ซึ่งเราสามารถสร้างเครื่องมือหรือ ปุ่มต่างๆตามที่โปรแกรมให้บน Tool box แถบด้านบน  

   3. ลองให้ Form เรียก Form กรอกข้อมูลขึ้นมา โดยเริ่มที่การเลือกปุ่มเพื่อให้ปุ่มเรียกหน้า Form อื่นขึ้นมา

   4.หน้าต่างตัวช่วยสร้าง ปุ่ม Command Button Wizard ให้นักเรียนเลือก Form Operation --> Open Form เพื่อให้ปุ่มนั้นเปิด Form ที่ต้องการ

   5. เลือก Form ที่ต้องการ เพื่อให้ปุ่มเราเรียกหน้าจอนั้นขึ้นมา

6 .การดูแลฐานข้อมูล

เข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน

เข้ารหัสลับฐานข้อมูล

  1.เปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

  วิธีเปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

         1.บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

         2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูไปยังไฟล์ที่คุณต้องการเปิด แล้วเลือกไฟล์ดังกล่าว

         3.คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด จากนั้นคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล 

   2.บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ข้อมูล แล้วคลิก เข้ารหัสลับด้วยรหัสผ่านกล่องโต้ตอบ ตั้งรหัสผ่านฐานข้อมูล จะปรากฏขึ้น

   3.พิมพ์รหัสผ่านของคุณในกล่อง รหัสผ่าน จากนั้นให้พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งในกล่อง ยืนยัน แล้วคลิก ตกลง

   หมายเหตุ: ให้ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายาก ซึ่งประกอบด้วยทั้งตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์ รหัสผ่านที่คาดเดาง่ายจะไม่ได้นำอักขระหลากประเภทดังกล่าวมาผสมกัน รหัสผ่านที่คาดเดายาก เช่น Y6dh!et5 รหัสผ่านที่คาดเดาง่าย เช่น House27 รหัสผ่านควรมีความยาวของอักขระอย่างน้อย 8 ตัว วลีรหัสผ่านที่มีอักขระ 14 ตัวหรือมากกว่าจะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น

   คุณจำเป็นจะต้องจำรหัสผ่านของคุณให้ได้ ถ้าคุณลืมรหัสผ่าน Microsoft จะไม่สามารถเรียกคืนให้แก่คุณได้ ให้จดบันทึกรหัสผ่านของคุณไว้และนำไปเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยซึ่งอยู่ห่างจากข้อมูลที่ใช้รหัสผ่านนั้นในการป้องกัน

เข้ารหัสลับฐานข้อมูลแบบแยก

   เมื่อต้องการเข้ารหัสลับฐานข้อมูลแบบแยก คุณจะต้องเข้ารหัสลับทั้งฐานข้อมูลส่วนหน้าและฐานข้อมูลส่วนหลัง หลังจากที่คุณเข้ารหัสลับฐานข้อมูลส่วนหลังแล้ว คุณจะต้องเชื่อมโยงกับตารางของฐานข้อมูลนั้นใหม่

   1.ใช้ขั้นตอนที่ระบุไว้ในส่วน การเข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน ในการเข้ารหัสลับฐานข้อมูลส่วนหลัง

   2.ในฐานข้อมูลส่วนหน้า ให้ลบลิงก์ไปยังตารางในฐานข้อมูลส่วนหลัง จากนั้นให้เชื่อมโยงไปยังตารางนั้นอีกครั้งหนึ่ง Access จะพร้อมท์ให้คุณใส่รหัสผ่านของฐานข้อมูลส่วนหลังเมื่อคุณทำลิงก์ใหม่

   3.หลังจากที่คุณเชื่อมโยงไปยังตารางใหม่แล้ว ให้เข้ารหัสลับฐานข้อมูลส่วนหน้าโดยใช้ขั้นตอนที่ให้ไว้ในส่วน การเข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน

เปิดและถอดรหัสลับฐานข้อมูล

   ขอย้ำเตือนว่าให้คุณจำรหัสผ่านไว้ให้ดี เพราะถ้าคุณลืมรหัสผ่านจะไม่มีวิธีใดที่สามารถเรียกคืนรหัสผ่านนั้นได้

เปิดฐานข้อมูลที่เข้ารหัสลับ

   1. เปิดฐานข้อมูลที่เข้ารหัสลับด้วยวิธีเดียวกันกับการเปิดฐานข้อมูลอื่นๆกล่องโต้ตอบ ต้องการรหัสผ่าน จะปรากฏขึ้น

   2.พิมพ์รหัสผ่านของคุณในกล่อง ใส่รหัสผ่านฐานข้อมูล จากนั้นคลิก ตกลง

เอารหัสผ่านออกจากฐานข้อมูล

   หมายเหตุ: เมื่อคุณเอารหัสผ่านออกจากฐานข้อมูล คุณจะสามารถคืนค่ารหัสผ่านได้ตลอดเวลา (หรือแทนที่ด้วยรหัสผ่านอื่น) ด้วยการทำซ้ำขั้นตอนต่างๆ ใน การเข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน ในตอนต้นของบทความนี้

เอารหัสผ่านออก

   1.เปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

   2.บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ข้อมูล แล้วคลิก ถอดรหัสลับฐานข้อมูลกล่องโต้ตอบ ยกเลิกการตั้งรหัสผ่านฐานข้อมูล จะปรากฏขึ้น

   3.พิมพ์รหัสผ่านของคุณในกล่อง รหัสผ่าน จากนั้นคลิก ตกลง