1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล
หลังจากที่คุณได้มีการกรอกข้อมูลอันมากมายมหาศาลเรียบร้อยแล้ว ทีนี้ก็มาสู่วิธีการจัดรูปแบบเซลล์ และคัดกรองข้อมูลที่จะช่วยให้คุณวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น โดย
1. เลือกเซลล์ข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ โดยการลากคลุมในพื้นที่เซลล์ที่คุณต้องการทั้งหมด
2.เมื่อคลุม พื้นที่เซลล์ข้อมูลแล้ว ปุ่ม’การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว’
ก็ขึ้นมาโดยอัตโนมัติที่มุมขวาล่างของพื้นที่เซลล์ที่ทำการเลือกไว้
3.ทำการคลิกปุ่ม ‘การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว
(หรือกด CRTL + Q) หลังจากคลิกปุ่มแล้ว โปรแกรมก็จะทำการแสดงหน้าต่างให้เราเลือกเครื่องมือการจัดการเซลล์ข้อมูลที่เราเลือกนั้นว่าจะทำอะไร
4. ในแถบเครื่องมือ การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว จะปรากฏฟังก์ชั่น โดยแยกเป็นแท็บ เพื่อให้คุณเลือกใช้เครื่องมือที่ต้องต้องการจะทำ ตัวอย่างเช่น เลือกจัดรูปแบบเซลล์ เพื่อค้นหาข้อมูลและทำให้ข้อมูลนั้นโดดเด่นตามเงื่อนไขที่คุณต้องการ หรือเลือกใช้แผนภูมิ ทำกราฟสถิติ เป็นต้น
5. แต่ในกรณี การจัดรูปแบบเซลล์ เพื่อให้ง่ายในการหาคำตอบของข้อมูล คุณจะต้องเลือกแท็บ การจัดรูปแบบ และหลังจากนั้นก็เลือกฟังก์ชั่นในการจัดรูปแบบเซลล์ที่คุณต้องการ (ในกรณีที่คุณไม่มั่นใจว่าฟังก์ชั่นไหนจะวิเคราะห์ข้อมูลให้คุณอย่างไร คุณสามารถวางเม้าส์ที่ฟังก์ชั่นนั้นๆ โปรแกรมจะแสดงตัวอย่างให้คุณดูก่อนที่จะคลิ๊กเลือก)
6.โดยฟังก์ชั่นต่างๆ จะสามารถเป็นตัวช่วยให้คุณได้ดังนี้
a.ฟังก์ชั่นจัดรูปแบบเซลล์แบบแถบข้อมูล
เป็นฟังก์ชั่นที่จะปรากฏแถบสีแนวนอนในเซลล์ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ใหนส่วนของลำดับค่ามาก-น้อย ถ้าหากเซลล์ในบริเวณที่คุณเลือก เซลล์ใดมีค่ามากที่สุด แถบสีก็จะปรากฏกว้างเต็มช่องเซลล์ และเซลล์ที่มีค่าน้อยกว่า ความกว้างของแถบสีก็จะลดหลั่นลงมาตามลำดับโดยวิธีการทำคือ ให้คุณคลิ๊กปุ่มลัด การวิเคราะห์ข้อมูลอย่างรวดเร็ว > คลิ๊ก ‘แถบการจัดรูปแบบเซลล์‘ > คลิ๊ก ‘ฟังก์ชั่นแถบสี‘ ระบบก็จะแสดงผลแุถบสีในช่องเซลล์แต่ละเซลล์ให้โดยทันที
โดยการใช้เครื่องมือแถบข้อมูลนี้ ก็จะช่วยให้คุณวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้นว่า ในตารางสถิติที่คุณดูอยู่นั้น ช่องในมีค่าน้อยที่สุด ช่องไหนมีค่ามากที่สุด
b. ฟังก์ชั่น จัดรูปแบบเซลล์โดยใช้ระดับสี
ระดับสีคือตัวช่วยด้านการมองให้คุณเข้าใจการแจกแจงข้อมูลและรูปแบบข้อมูลที่แตกต่างกันได้ง่ายขึ้น โดยคุณสามารถระบุได้ว่าจะใช้สีกี่สีในการแบ่งข้อมูล ช่วยให้คุณเปรียบเทียบช่วงของเซลล์โดยใช้ลำดับของสีได้
อย่างกรณีของการจัดรูปแบบเซลล์แบบสองสี เฉดของสีจะแสดงค่าที่สูงกว่าหรือต่ำกว่า ตัวอย่างเช่น ในระดับสีเขียวและสีเหลือง ดังแสดงด้านล่าง คุณสามารถระบุได้ว่าเซลล์ที่มีค่าที่สูงกว่าจะมีสีเขียวมากกว่าและเซลล์ที่มีค่าที่ต่ำกว่าจะมีสีเหลืองกว่า
การเลือกเงื่อนไขของระดับสีนั้น สามารถทำได้โดยการ เลือกที่แถบเมนูหน้าแรก ที่อยู่ด้านบนของโปรแกรม > คลิ๊ก ‘การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข‘ > คลิ๊ก ‘ระดับสี‘ > คลิ๊กเลือกเงื่อนไขของสีที่คุณต้องการแบ่งช่วงของค่าในเซลล์
2.การแก้ไขข้อมูลบนเซล
1. คลิกตรงที่เซลที่จะแก้ไข แล้วพิมพ์ข้อมูลใหม่ลงไป
2. คลิกที่เซลที่จะแก้ไข แล้วกดปุ่ม F2 ที่คีย์บอร์ด จะเป็นการแก้ไขในโหมด Edit
3. ดับเบิ้ลคลิกตรงที่เซลที่จะแก้ไข แล้วเลื่อนเคอร์เซอร์ไปแก้ไขข้อมูลภายในเซลได้
4. คลิกตรงที่เซลที่จะแก้ไขแล้วดูที่แถบสูตรคำนวณ ( formula bar ) แล้วคลิกเมาส์ที่แถบสูตรเลยเพื่อแก้ไขข้อมูล
3.การคัดลอกเซลล์ ลบ และเคลื่อนย้ายข้อมูล
การคัดลอกด้วยวิธีลากแล้ววาง
หรือกดปุ่ม Ctrl+C เพื่อก๊อปปี้
|
หรือถ้าเปลี่ยนใจจะยกเลิกเซลที่เลือกไว้ให้กดคีย์ Esc เส้นประก็จะหายไป
การย้ายเซล
การย้ายข้อมูลจากเซลหนึ่งไปยังเซลหนึ่ง ก็มีวิธีคล้ายกับการคัดลอกเพียงแต่หลังการย้ายแล้ว ข้อมูลจะอยู่ในเซลปลายทางเพียงชุดเดียว ส่วนข้อมูลต้นฉบับจะหายไป
สามารถย้ายข้อมูลในระระใกล้ๆ ด้วยวิธีลากแล้ววางได้เหมือนกัน แต่ไมต้องกด Ctrl ค้างไว้
การแทรกแถว หรือคอลัมน์
การแทรกหรือลบเซล
1. เลือกเซลที่จะแทรกหรือลบจากเวิร์กชีต
2. คลิกขวาบนเซลที่เลือกไว้ แล้วเลือกคำสั่ง
Insert ( แทรก ) เพื่อแทรกเซลใหม่
Delete ( ลบ ) เพื่อลบเซลที่เลือกไว้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น