บทที่10 การสร้างรายงานโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลและการดูแลฐานข้อมูล

1 การสร้างและบันทึกรายงาน

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Officeแล้วคลิก ใหม่

   2.ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลใหม่

   3.เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์

   4.คลิก สร้าง

   ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้น และตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

   2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิก เปิด

   3.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

ใช้เทมเพลตตารางเพื่อสร้างตาราง

   ใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า คุณใช้ตัวช่วยสร้างตารางเพื่อสร้างตารางอย่างรวดเร็วจากตารางและเขตข้อมูลตัวอย่าง ใน Office Access 2007 ให้คุณใช้เทมเพลตตารางและเทมเพลตเขตข้อมูลแทน

   เทมเพลตตารางคือตารางเปล่าที่คุณสามารถเริ่มใช้ตามที่เป็นอยู่หรือปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการของคุณก็ได้ Office Access 2007 มาพร้อมกับเทมเพลตตารางต่อไปนี้ ซึ่งได้รับการออกแบบมาให้เข้ากันได้กับรายการ Windows SharePoint Services 3.0 ที่มีชื่อเดียวกัน:

   ที่ติดต่อ ตารางสำหรับการจัดการข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมล URL ของเว็บเพจ และสิ่งที่แนบมา เช่น สัญญาการให้บริการและรูปภาพ

   งาน ตารางสำหรับการติดตามงาน ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา

   ปัญหา ตารางสำหรับการติดตามปัญหา ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมาและเขตข้อมูล Memo แบบผนวกเท่านั้น ซึ่งจะเก็บประวัติของค่าเขตข้อมูลเก่า

   เหตุการณ์ ตารางสำหรับการจัดการเหตุการณ์ ซึ่งรวมเขตข้อมูล Memo แบบ Rich Text และเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา

   สินทรัพย์ ตารางสำหรับการจัดการสินทรัพย์ทางธุรกิจ ซึ่งรวมเขตข้อมูลสกุลเงินสองเขตเพื่อให้คุณสามารถติดตามค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ได้

   หลังจากที่คุณสร้างตารางโดยใช้เทมเพลตตาราง คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณสามารถเพิ่มลงในตารางใดก็ได้ในมุมมองแผ่นข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ให้ดูในส่วน เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งจะพบต่อไปในบทความนี้

สร้างตารางใหม่โดยใช้เทมเพลตตาราง

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

   2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตาราง

   3.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก เทมเพลตตาราง แล้วเลือกหนึ่งเทมเพลตที่พร้อมใช้งานจากรายการ

   ตารางใหม่จะถูกแทรกโดยยึดตามเทมเพลตตารางที่คุณเลือก

บันทึกตาราง

   หลังจากที่คุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนตาราง คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้นไว้ เมื่อคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ใส่ชื่อที่อธิบายถึงรายละเอียดของตาราง คุณสามารถใช้ตัวอักษรและตัวเลขได้ถึง 64 ตัว รวมทั้งช่องว่างด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า ชิ้นส่วน สินค้าคงคลัง หรือผลิตภัณฑ์

   เคล็ดลับ: คุณควรตัดสินใจเลือกการตั้งชื่อวัตถุในฐานข้อมูลของคุณอย่างมีแบบแผน และใช้ชื่อนั้นอย่างสม่ำเสมอ

   1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S

  2. ถ้าคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ตั้งชื่อตารางนั้น แล้วคลิก ตกลง

2 ตัวช่วยสร้างรายงาน

   เครื่องมือรายงานแสดงวิธีเร็วที่สุดสำหรับคุณสามารถสร้างรายงาน เนื่องจากนั้นสร้างรายงานในทันทีโดยไม่ต้องพร้อมท์ให้คุณสำหรับข้อมูล รายงานแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถาม เครื่องมือรายงานไม่สามารถสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย สวยงามที่คุณต้องการแก้ไข แต่จะเป็นประโยชน์มากมายค่อนข้างเป็นวิธีการดูข้อมูลพื้นฐานอย่างรวดเร็ว แล้วคุณสามารถบันทึกรายงาน และปรับเปลี่ยนในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อที่จะทำหน้าที่วัตถุประสงค์ของคุณได้ดียิ่งขึ้น

  1.ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการพื้นฐานของรายงาน

  2.บนแท็บสร้าง ในกลุ่มรายงาน คลิกรายงาน 

  Access สร้างรายงาน และแสดงในมุมมองเค้าโครง

  3. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดู และพิมพ์รายงานของคุณ ดูส่วนมุมมอง พิมพ์ หรือส่งออกรายงานเป็นข้อความอีเมล

   หลังจากการดูรายงาน คุณสามารถบันทึก และปิดทั้งรายงาน และตาราง หรือแบบสอบถามที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียนแล้ว ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ

3 รายงานอัตโนมัติแบบเรียงเป็นแนว

1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน 

2. คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือก Table หรือ Query ที่ต้องการใช้ท า Report 

3. จากนั้นคลิกที่ปุ่มรายงาน สักครู่หนึ่ง Access จะสร้างรายงาน และแสดงให้ดูในวินโดว์ Print Preview 

  ในจังหวะนี้คุณสามารถสั่งให้บันทึก , พิมพ์ หรือปิดรายงานนี้ได้ หรือจะเปลี่ยนกลับมายัง มุมมอง Design เพื่อแก้ไขก็ได้ 

   การแสดง Report ที่สร้างจาก Auto Report: Tabular Wizard

   เป็นเครื่องมือช่วยสร้างรีพอร์ตที่มีรูปแบบซับซ้อนขึ้น และตรงกับความต้องการมากกว่าการสร้างด้วย Auto Report คุณสามารถเลือกฟิลด์ข้อมูลที่จะน ามาใช้ ในรีพอร์ต และก าหนดรูปแบบพื้นหลังรวมทั้งตัวอักษร ได้ โดยน าเทเบิล หรือ Query หรือทั้งเทเบิล และ Query มาใช้เป็นแหล่งข้อมูลของรีพอร์ตได้มากกว่า 1 แหล่ง (ในขณะที่ Auto Report จะก าหนดแหล่งข้อมูลได้เพียง1 เทเบิล หรือ 1Query เท่านั้น ) โดยวิธีการสร้าง สามารถทำได้โดย 

1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน เลือกตัวช่วยสร้างรายงาน 

2. คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือก Table หรือ Query ที่ต้องการใช้ท า Report 

3. น าเมาส์คลิกที่ปุ่ม จากนั้นจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานขึ้นมาให้เรา เลือกกำหนดในส่วนของเขตข้อมูลจากตารางที่เลือก และสามารถเพิ่มเติมในส่วนของตารางอื่น หรือ Query อื่นเข้ามาในส่วนของการเลือกเขตข้อมูลได้ เลือกตาราง หรือ Query ที่จะ นำข้อมูลมาท ารายงาน 112 

4. หลังจากที่เลือกเขตข้อมูลเรียบร้อยแล้วจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานให้เราเลือกรูปแบบ การแสดงข้อมูล โดยหากเรามีตารางมากกว่า 1 ตาราง เราสามารถเลือกรูปแบบการแสดงของ ข้อมูลตามล าดับของตารางใดตารางหนึ่งเป็นหลักได้ 

5. เราสามารถเลือกก าหนดให้แสดงผลรายงาน ในรูปแบบการแบ่งเป็นกลุ่มตามเงื่อนไขที่กำหนด ได้ โดยเลือกจากรายการทางด้านซ้าย แล้วคลิกที่ปุ่ม เพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการแบ่งกลุ่ม เลือกตารางที่ต้องการให้ แสดงข้อมูลตามล าดับของ ตารางใดให้เป็นตารางหลัก ของการแสดงข้อมูล เลือกเขตข้อมูลที่ ต้องการจากนั้น คลิกที่ปุ่ม 113 

6. โปรแกรมจะให้เรากำหนดการจัดเรียงล าดับ โดยให้เราเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียงลำดับ ตามต้องการ และสามารถเลือกรูปแบบการจัดเรียง จากน้อยไปหามาก หรือเลือกการจัดเรียงจาก มากไปหาน้อย 

7. โปรแกรมจะให้เราเลือกกำหนดการจัดวางเค้าโครงของรายงานโดยโปรแกรมจะแสดงภาพ ตัวอย่างทางด้านซ้ายมือ และกำหนดให้เราเลือกการวางแนวของเอกสารว่าจะให้วางแนว ลักษณะใด เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง เลือกรูปแบบการจัดเรียง หรือ เลือกการวางเค้าโครง เลือกการวางแนวเอกสาร 114 

8. โปรแกรมจะให้เราเลือกลักษณะที่ต้องการให้แสดง โดยจะแสดงลักษณะตัวอย่างทางด้าน ซ้ายมือ 

9. โปรแกรมจะให้กำหนดชื่อรายงาน จากนั้นคลิกที่ปุ่มเสร็จ

4 รายงานอัตโนมัติแบบตาราง

   1.คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน

   2.ที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่งรายงาน (Report)

   3. จากนั้นจะแสดงหน้าจอรายงานขึ้นมาอัตโนมัติ 

   4. คลิกปุ่มบันทึก และตั้งชื่อให้กับรายงาน เช่น rpt_product 

   5. คลิกปุ่มตกลง

การสร้างรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครง (Layout View)

คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง รายงานเปล่า (Bank Report)

   1.คลิกเลือกตารางที่ต้องการแสดงโดยคลิกที่เครื่องหมาย + (บวก) ในหน้าต่างเขตข้อมูลในที่นี้เลือกตาราง tbl_product

   2.จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง 

  

การบันทึกรายงาน

   1.บันทึกรายงาน คลิกที่ไอคอน    

   2.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

   3.คลิกปุ่ม OK

การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง (Report Wizard)

   1.คลิกที่แท็บ สร้าง(Create)

   2.คลิกไอคอนคำสั่ง ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard)

   3.คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการ

   4.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ โดยคลิกที่ปุ่ม > เพื่อเลือกที่ละฟิลด์ หรือคลิกที่ปุ่ม >> เพื่อเลือกฟิลด์ทั้งหมด

   5.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

6.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

7. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

8. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

9. เลือกรูปแบบเค้าโครงและรูปแบบการวาง คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

10. เลือกรูปแบบ คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

11.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

การสร้างรายงานแบบลาเบล (Label Wizard)    

   1.เลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการสร้างเป็นลาเบล                                                                            

   2.คลิกที่แท็บ สร้าง (Create)

   3.คลิกไอคอนคำสั่ง ป้ายชื่อ (label)

   4.กำหนดขนาดและชนิดของเลเบล

   5.กำหนดรูปแบบของข้อความที่จะแสดงในเลเบล

   6.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง

   7.เลือกรูปแบบการแสดง

   8.ตั้งชื่อรายงาน

   9.คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น Finish  

5 การสร้างปุ่มคำสั่งในฟอร์ม

   การสร้าง Form เปล่า เราสามารถสร้างและออกแบบหน้าจอได้ด้วยตัวเราเอง และสามารถกำหนดหน้า Form ได้ทำอะไรก็ได้ตามต้องการ

   1. ไปที่ Tab Create ----> Blank Form(ฟอร์ม เปล่า)

  2. เมื่อเลือกเสร็จแล้วจะเป็นหน้าจอเปล่าๆ ที่เป็น Form ซึ่งเราสามารถสร้างเครื่องมือหรือ ปุ่มต่างๆตามที่โปรแกรมให้บน Tool box แถบด้านบน  

   3. ลองให้ Form เรียก Form กรอกข้อมูลขึ้นมา โดยเริ่มที่การเลือกปุ่มเพื่อให้ปุ่มเรียกหน้า Form อื่นขึ้นมา

   4.หน้าต่างตัวช่วยสร้าง ปุ่ม Command Button Wizard ให้นักเรียนเลือก Form Operation --> Open Form เพื่อให้ปุ่มนั้นเปิด Form ที่ต้องการ

   5. เลือก Form ที่ต้องการ เพื่อให้ปุ่มเราเรียกหน้าจอนั้นขึ้นมา

6 .การดูแลฐานข้อมูล

เข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน

เข้ารหัสลับฐานข้อมูล

  1.เปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

  วิธีเปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

         1.บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

         2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูไปยังไฟล์ที่คุณต้องการเปิด แล้วเลือกไฟล์ดังกล่าว

         3.คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด จากนั้นคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล 

   2.บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ข้อมูล แล้วคลิก เข้ารหัสลับด้วยรหัสผ่านกล่องโต้ตอบ ตั้งรหัสผ่านฐานข้อมูล จะปรากฏขึ้น

   3.พิมพ์รหัสผ่านของคุณในกล่อง รหัสผ่าน จากนั้นให้พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งในกล่อง ยืนยัน แล้วคลิก ตกลง

   หมายเหตุ: ให้ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายาก ซึ่งประกอบด้วยทั้งตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์ รหัสผ่านที่คาดเดาง่ายจะไม่ได้นำอักขระหลากประเภทดังกล่าวมาผสมกัน รหัสผ่านที่คาดเดายาก เช่น Y6dh!et5 รหัสผ่านที่คาดเดาง่าย เช่น House27 รหัสผ่านควรมีความยาวของอักขระอย่างน้อย 8 ตัว วลีรหัสผ่านที่มีอักขระ 14 ตัวหรือมากกว่าจะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น

   คุณจำเป็นจะต้องจำรหัสผ่านของคุณให้ได้ ถ้าคุณลืมรหัสผ่าน Microsoft จะไม่สามารถเรียกคืนให้แก่คุณได้ ให้จดบันทึกรหัสผ่านของคุณไว้และนำไปเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยซึ่งอยู่ห่างจากข้อมูลที่ใช้รหัสผ่านนั้นในการป้องกัน

เข้ารหัสลับฐานข้อมูลแบบแยก

   เมื่อต้องการเข้ารหัสลับฐานข้อมูลแบบแยก คุณจะต้องเข้ารหัสลับทั้งฐานข้อมูลส่วนหน้าและฐานข้อมูลส่วนหลัง หลังจากที่คุณเข้ารหัสลับฐานข้อมูลส่วนหลังแล้ว คุณจะต้องเชื่อมโยงกับตารางของฐานข้อมูลนั้นใหม่

   1.ใช้ขั้นตอนที่ระบุไว้ในส่วน การเข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน ในการเข้ารหัสลับฐานข้อมูลส่วนหลัง

   2.ในฐานข้อมูลส่วนหน้า ให้ลบลิงก์ไปยังตารางในฐานข้อมูลส่วนหลัง จากนั้นให้เชื่อมโยงไปยังตารางนั้นอีกครั้งหนึ่ง Access จะพร้อมท์ให้คุณใส่รหัสผ่านของฐานข้อมูลส่วนหลังเมื่อคุณทำลิงก์ใหม่

   3.หลังจากที่คุณเชื่อมโยงไปยังตารางใหม่แล้ว ให้เข้ารหัสลับฐานข้อมูลส่วนหน้าโดยใช้ขั้นตอนที่ให้ไว้ในส่วน การเข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน

เปิดและถอดรหัสลับฐานข้อมูล

   ขอย้ำเตือนว่าให้คุณจำรหัสผ่านไว้ให้ดี เพราะถ้าคุณลืมรหัสผ่านจะไม่มีวิธีใดที่สามารถเรียกคืนรหัสผ่านนั้นได้

เปิดฐานข้อมูลที่เข้ารหัสลับ

   1. เปิดฐานข้อมูลที่เข้ารหัสลับด้วยวิธีเดียวกันกับการเปิดฐานข้อมูลอื่นๆกล่องโต้ตอบ ต้องการรหัสผ่าน จะปรากฏขึ้น

   2.พิมพ์รหัสผ่านของคุณในกล่อง ใส่รหัสผ่านฐานข้อมูล จากนั้นคลิก ตกลง

เอารหัสผ่านออกจากฐานข้อมูล

   หมายเหตุ: เมื่อคุณเอารหัสผ่านออกจากฐานข้อมูล คุณจะสามารถคืนค่ารหัสผ่านได้ตลอดเวลา (หรือแทนที่ด้วยรหัสผ่านอื่น) ด้วยการทำซ้ำขั้นตอนต่างๆ ใน การเข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่าน ในตอนต้นของบทความนี้

เอารหัสผ่านออก

   1.เปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

   2.บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ข้อมูล แล้วคลิก ถอดรหัสลับฐานข้อมูลกล่องโต้ตอบ ยกเลิกการตั้งรหัสผ่านฐานข้อมูล จะปรากฏขึ้น

   3.พิมพ์รหัสผ่านของคุณในกล่อง รหัสผ่าน จากนั้นคลิก ตกลง

บทที่9 การประยุกต์ใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Access

1. ความหมายและส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Access

   Microsoft Access คือ โปรแกรมเพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูล มีตารางเก็บข้อมูลและสร้างแบบสอบถามได้ง่าย มีวัตถุคอนโทลให้เรียกใช้ในรายงานและฟอร์ม สร้างมาโครและโมดูลด้วยภาษาเบสิก เพื่อประมวลผลตามหลักภาษาโครงสร้าง สามารถใช้โปรแกรมนี้เป็นเพียงระบบฐานข้อมูลให้โปรแกรมจากภายนอกเรียกใช้ก็ได้

   ไมโครซอฟท์แอคเซส (Microsoft Access) ต่างกับ วิชวลเบสิก (Visual Basic) หรือ

วิชวลเบสิกดอทเน็ต (Visual Basic .Net) เพราะ วิชวลเบสิกไม่มีส่วนเก็บข้อมูลในตนเอง แต่สามารถพัฒนาโปรแกรมได้หลากหลาย เช่น พัฒนาโปรแกรมควบคุมอุปกรณ์ โปรแกรมประยุกต์ทางวิทยาศาสตร์ เกมส์ หรือเชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลภายนอก เป็นภาษาที่เหมาะกับการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ (Application) ส่วนไมโครซอฟท์แอคเซสเหมาะสำหรับนักพัฒนาระบบฐานข้อมูลที่ไม่ต้องการโปรแกรมที่ซับซ้อน ความสามารถของโปรแกรมที่สำคัญคือสร้างตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในแฟ้มเดียวกันได้ ด้วยคุณสมบัติพื้นฐานและวิซซาร์ดจึงอำนวยให้พัฒนาโปรแกรมให้แล้วเสร็จได้ในเวลาอันสั้น มีเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกในการพัฒนาระบบฐานข้อมูลอย่างครบถ้วน

ส่วนประกอบของ Microsoft Access 2010

   เมื่อเราเปิดโปรแกรม  Access  ขึ้นมา  ก็จะพบเครื่องไม้เครื่องมือสำหรับการสร้างและจัดการฐานข้อมูล  ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

   -แท็บ  File  มีลักษณะเหมือนกับเมนู  File  ที่พบในโปรแกรมอื่นทั่วๆ  ไป  เช่น  File > Open, File > Save, File > Close  ซึ่งใช้เพื่อเปิดไฟล์  บันทึกไฟล์  หรือปิดไฟล์  รวมทั้งการปรับแต่งตัวเลือกในโปรแกรม

   -Quick  Access  Toolbar เก็บปุ่มคำสั่งที่ใช้งาบ่อยๆ  โดยเราสามารถเพิ่มหรือลบปุ่มคำสั่งตามความเหมาะสม

   -Ribbon  เป็นรูปแบบของการเก็บคำสั่งและปุ่มที่ใช้ใน Access  โดยแบ่งเป็นแท็บ  โดยแต่ละแท็บยังแบ่งคำสั่งเอาไว้ให้เป็นกลุ่มย่อย  เพื่อสะดวกต่อการใช้งาน

   -Navigation  Pane  จะแสดงชื่อฐานข้อมูล  และแสดงส่วนประกอบต่างๆ  ของAccess  เช่น  ตาราง  คิวรี  ฟอร์ม  รายงาน  ฯลฯ

   -Tabbed  Documents  ในกรณีที่เราเปิดตาราง  ฟอร์ม  คิวรี  รายงาน  รวมถึง  Object อื่นๆ  เราจะพบเห็นแสดง  Object  ที่ถูกเปิดอยู่ทั้งหมด  เมื่อเราคลิกที่แท็บจะเป็นการสลับไปทำงานในส่วนนั้นๆ  ทันที

   -Status  bar  จะแสดงข้อมูลบางอย่าง  และปุ่มสำสลับมุมมอง

2 วิธีการสร้างตารางบนฐานข้อมูล

   เนื่องจาก วัตถุฐานข้อมูล อื่นๆ จะขึ้นอยู่ตารางเป็นสำคัญ ดังนั้น คุณควรเริ่มต้นออกแบบฐานข้อมูลของคุณด้วยการสร้างตารางทั้งหมดแล้วจึงสร้างวัตถุอื่นๆ ก่อนสร้างตาราง ให้พิจารณาความต้องการของคุณให้รอบคอบ และกำหนดตารางทั้งหมดที่คุณต้องการ สำหรับบทนำสู่การวางแผนและการออกแบบฐานข้อมูล ให้ดูบทความที่ชื่อว่า พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

   ตารางเป็นวัตถุฐานข้อมูลที่ใช้ในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น พนักงาน หรือผลิตภัณฑ์ ตารางประกอบด้วยระเบียนและเขตข้อมูลแต่ละระเบียนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งอินสแตนซ์ของชื่อเรื่องตาราง เช่น พนักงานรายใดรายหนึ่ง ระเบียนมักเรียกว่า แถวหรืออินสแตนซ์ แต่ละเขตข้อมูลจะมีข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบของชื่อเรื่องตาราง เช่น ชื่อ หรือที่อยู่อีเมล หนึ่งรูปแบบ เขตข้อมูลมักเรียกว่า คอลัมน์หรือแอตทริบิวต์เขตข้อมูลประกอบด้วยค่าเขตข้อมูล เช่น Contoso, Ltd. หรือ someone@example.com ค่าเขตข้อมูลมักเรียกว่า fact

   1. ระเบียน

   2. เขตข้อมูล

   3. ค่าเขตข้อมูล

   ฐานข้อมูลสามารถมีตารางได้หลายตาราง ซึ่งแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน แต่ละตารางจะมีหลายเขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยข้อมูลชนิดต่างๆ เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ และไฮเปอร์ลิงก์

   คุณสมบัติของตารางและคุณสมบัติของเขตข้อมูล

   ตารางและเขตข้อมูลจะมีคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อควบคุมฟีเจอร์หรือลักษณะการทำงานของตารางและเขตข้อมูลเหล่านั้นได้ด้วย

   

   ตารางจะเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ

   1. คุณสมบัติของตาราง

   2. คุณสมบัติของเขตข้อมูล

   ในฐานข้อมูล Access คุณสมบัติของตารางจะเป็นแอตทริบิวต์ของตารางที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏหรือลักษณะการทำงานของตารางทั้งหมด คุณสมบัติของตารางจะถูกตั้งค่าในแผ่นคุณสมบัติของตารางในมุมมองออกแบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตาราง เพื่อระบุวิธีแสดงตารางตามค่าเริ่มต้น

คุณสมบัติของเขตข้อมูลจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงในตาราง และกำหนดหนึ่งฟีเจอร์ของเขตข้อมูลหรือรูปแบบของลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลใน มุมมองแผ่นข้อมูล คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบได้โดยใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

ชนิดข้อมูล

   ทุกเขตข้อมูลจะมีชนิดข้อมูล ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะระบุชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลนั้นเก็บอยู่ เช่น ข้อความหรือไฟล์ที่แนบจำนวนมาก

   ชนิดข้อมูลคือคุณสมบัติของเขตข้อมูล แต่จะมีข้อแตกต่างจากคุณสมบัติของเขตข้อมูลอื่น ดังนี้

   -คุณจะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง ไม่ใช่ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

   -ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติอื่นๆ ที่เขตข้อมูลมี

   -คุณต้องตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเมื่อสร้างเขตข้อมูล

   คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่ใน Access ได้โดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติตามค่าที่คุณใส่ ถ้าไม่มีชนิดข้อมูลอื่นตามที่คุณใส่ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลนั้นเป็นข้อความ ถ้าจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลได้โดยใช้ Ribbon ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent ใหม่

ความสัมพันธ์ของตาราง

   แม้ว่าแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน ตารางในฐานข้อมูลมักจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลอาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

   -ตารางลูกค้าที่แสดงรายชื่อลูกค้าของบริษัทคุณ และที่อยู่ของลูกค้าเหล่านั้น

   -ตารางผลิตภัณฑ์ที่แสดงผลิตภัณฑ์ที่คุณขาย รวมถึงราคาและรูปภาพของรายการแต่ละรายการ

   -ตารางใบสั่งซื้อที่ติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า

   เนื่องจากข้อมูลในเรื่องที่ต่างกันถูกเก็บในตารางแยกกัน คุณจึงต้องหาวิธีที่จะผูกข้อมูลไว้ด้วยกันเพื่อให้สามารถรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากตารางที่แยกกันได้โดยง่าย เมื่อต้องการเชื่อมต่อข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางที่ต่างกัน ให้คุณสร้างความสัมพันธ์ ความสัมพันธ์เป็นการเชื่อมต่อแบบตรรกะระหว่างตารางสองตารางที่มีการระบุเขตข้อมูลที่มีเหมือนกัน

คีย์

   เขตข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์ของตารางจะถูกเรียกว่าคีย์ คีย์มักจะประกอบด้วยหนึ่งเขตข้อมูล แต่ก็อาจประกอบด้วยเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งรายการได้ คีย์มีสองชนิด ได้แก่

       -คีย์หลัก    ตารางสามารถมีคีย์หลักได้เพียงคีย์เดียว คีย์หลักประกอบด้วยอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลซึ่งจะระบุระเบียนแต่ละระเบียนที่คุณเก็บไว้ในตารางโดยไม่ซ้ำกัน บ่อยครั้งที่จะมีเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน เช่น หมายเลข ID, เลขลำดับ หรือรหัสที่ทำหน้าที่เป็นคีย์หลัก ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางลูกค้าที่ซึ่งลูกค้าแต่ละรายจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่ไม่ซ้ำกัน เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็นคีย์หลักของตารางลูกค้า การที่คีย์หลักมีมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลมักจะเกิดจากการรวมกันของเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ซึ่งจะให้ค่าที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้นามสกุล ชื่อ และวันเกิดรวมกันเป็นเป็นคีย์หลักของตารางเกี่ยวกับบุคคล

        -Foreign Key    ตารางยังสามารถมี Foreign Key ได้ตั้งแต่หนึ่งคีย์ขึ้นไป Foreign Key ประกอบด้วยค่าที่สอดคล้องกับค่าในคีย์หลักของตารางอื่น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางใบสั่งซื้อ โดยใบสั่งซื้อแต่ละใบจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่สอดคล้องกับระเบียนในตารางลูกค้า เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็น Foreign Key ของตารางใบสั่งซื้อ

   ความสอดคล้องกันของค่าระหว่างเขตข้อมูลคีย์จะใช้เป็นหลักเกณฑ์ในการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง คุณสามารถใช้ความสัมพันธ์ของตารางในการรวมข้อมูลจากตารางต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางลูกค้าและตารางใบสั่งซื้อ ในตารางลูกค้า ระเบียนแต่ละระเบียนจะถูกระบุโดยเขตข้อมูลคีย์หลักนั่นคือ ID

   เมื่อต้องการกำหนดให้ใบสั่งซื้อแต่ละใบสัมพันธ์กับลูกค้า ให้เพิ่มเขตข้อมูล Foreign Key ในตารางใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล ID ของตารางลูกค้า จากนั้นให้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองคีย์ เมื่อเพิ่มระเบียนในตารางใบสั่งซื้อ ให้ใช้ค่าของ ID ลูกค้าที่มาจากตารางลูกค้า เมื่อใดก็ตามที่ต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่สั่งซื้อ ให้ใช้ความสัมพันธ์เพื่อระบุว่าต้องการให้ข้อมูลใดจากตารางลูกค้าสอดคล้องกับระเบียนใดในตารางใบสั่งซื้อ

ความสัมพันธ์ของตารางที่แสดงในหน้าต่างความสัมพันธ์

1. คีย์หลักที่ถูกระบุโดยไอคอนรูปกุญแจถัดจากชื่อเขตข้อมูล

2. Foreign Key ให้สังเกตว่าไม่มีไอคอนรูปกุญแจ

ประโยชน์จากการใช้ความสัมพันธ์

   การเก็บข้อมูลแยกกันในตารางที่เกี่ยวข้องกันสร้างประโยชน์ดังนี้

  - ความสอดคล้องกัน เนื่องจากรายการแต่ละรายการของข้อมูลถูกบันทึกเพียงครั้งเดียวในตารางเดียว โอกาสที่จะเกิดการกำกวมหรือความไม่สอดคล้องกันจึงมีน้อย ตัวอย่างเช่น คุณจะเก็บชื่อลูกค้าไว้เพียงครั้งเดียวในตารางเกี่ยวกับลูกค้ามากกว่าที่จะเก็บซ้ำๆ (ซึ่งจะมีโอกาสเกิดความไม่สอดคล้อง) ในตารางที่มีข้อมูลใบสั่งซื้อ

  - ประสิทธิภาพ การบันทึกข้อมูลในที่เดียวหมายถึงการใช้เนื้อที่ดิสก์น้อยกว่า นอกจากนี้ ตารางขนาดเล็กจะให้ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าตารางขนาดใหญ่ สุดท้าย ถ้าคุณไม่ใช้ตารางแยกกันสำหรับเรื่องที่แตกต่างกัน คุณจะสร้างค่า Null (ไม่มีข้อมูล) และทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในตารางของคุณ ซึ่งจะทำให้เปลืองเนื้อที่และประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้

   -เข้าใจง่าย การออกแบบของฐานข้อมูลจะเข้าใจง่าย ถ้าเรื่องต่างๆ ถูกแยกออกเป็นตารางต่างๆ อย่างเหมาะสม

3 การกำหนดและออกแบบเขตข้อมูลสำหรับตาราง

   แสดงมุมมองของข้อมูลสองมุมมองพร้อมกัน ซึ่งได้แก่มุมมองฟอร์ม และมุมมอง แผ่นข้อมูล การใช้ฟอร์มแยกจะทำให้คุณได้รับประโยชน์ของฟอร์มทั้งสองชนิดในรูปของฟอร์มเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ส่วนแผ่นข้อมูลของฟอร์มเพื่อหาตำแหน่งระเบียนใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นใช้ส่วนที่เป็นฟอร์มเพื่อดูหรือแก้ไขระเบียนนั้น มุมมองทั้งสองนี้เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลเดียวกันและมีการซิงโครไนซ์อยู่ตลอดเวลา

   เมื่อต้องการสร้างฟอร์มแยกใหม่โดยใช้เครื่องมือ ฟอร์มแยก ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลในบานหน้าต่างนำทาง แล้วให้คลิก ฟอร์มเพิ่มเติม บนแท็บ สร้าง แล้วคลิก ฟอร์มแยก

   Access จะสร้างฟอร์มและคุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบให้กับฟอร์มนั้นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับขนาดของกล่องข้อความเพื่อให้พอดีกับข้อมูลถ้าจำเป็น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับฟอร์มแยก ให้ดูที่บทความการเกี่ยวกับการสร้างฟอร์มแยก

 4.การป้อนข้อมูล การเพิ่มและการแก้ไขข้อมูลในตาราง

   หากเซลล์ว่างอยู่ ให้คลิกที่เซลล์และเริ่มต้นการป้อน หากเซลล์มีเนื้อหาในเซลล์ ให้ปฏิบัติตามวิธีใด ๆ ต่อไปนี้:

   -แทนที่เนื้อหา: คลิกที่เซลล์ จากนั้นเริ่มต้นป้อน เนื้อหาที่มีอยู่จะถูกเขียนทับ

   -แก้ไขเนื้อหา: คลิกสองครั้งที่เซลล์เพื่อทำให้จุดแทรกปรากฏ ในการย้ายจุดแทรก ให้คลิกที่ตำแหน่งที่คุณต้องการ จากนั้นป้อน

   -ลบเนื้อหาทั้งหมด: คลิกที่เซลล์ จากนั้นกด Delete

   ขณะที่คุณป้อนในเซลล์ Pages จะแสดงรายการคำแนะนำการป้อนอัตโนมัติ รายการนี้จะรวมถึงข้อความใด ๆ ที่ป้อนก่อนหน้าในคอลัมน์นั้น แต่ไม่ใช่ข้อความหัวตารางหรือท้ายตาราง กด Tab เพื่อใช้การแนะนำในเซลล์ ในการปิดการเติ่มคำอัตโนมัติ ให้เลือก Pages > การตั้งค่า (จากเมนู Pages ที่ด้านบนสุดของหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ) แตะ ทั่วไป จากนั้นยกเลิกการเลือก “แสดงคำแนะนำเมื่อกำลังแก้ไขเซลล์ตาราง” ในส่วนการแก้ไข

การล้างข้อมูลออกจากเซลล์ตาราง

   -เลือกเซลล์ จากนั้นกด Delete

   การลบจะเอาเนื้อหาออกจากเซลล์แต่ยังจะรักษารูปแบบข้อมูล ลักษณะข้อความ และลักษณะเซลล์ของเซลล์

   ในการเอาข้อมูล การจัดรูปแบบ และการจัดลักษณะทั้งหมดออก ให้เลือกเซลล์ จากนั้นเลือก แก้ไข > ล้างข้อมูลทั้งหมด (จากเมนูแก้ไขที่ด้านบนสุดของหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ)

การป้อนเซลล์โดยอัตโนมัติ

   คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาจากเซลล์ที่เลือกไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกันได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องป้อน คุณยังสามารถเติมแถวหรือคอลัมน์ที่มีลำดับทางตรรกะของข้อมูล ตัวอย่างเช่น ชุดข้อมูลของตัวเลข วันที่ หรือตัวอักษร ได้อีกด้วยปฏิบัติตามวิธีใด ๆ ต่อไปนี้

   -การป้อนเนื้อหาอัตโนมัติจากเซลล์หนึ่งเซลล์หรือมากกว่านั้นไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกัน: เลือกเซลล์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการคัดลอก จากนั้นย้ายตัวเมาส์ชี้ไปเหนือขอบของส่วนที่เลือกจนกว่าขอบจับการป้อนอัตโนมัติสีเหลืองจะปรากฏ ลากขอบจับผ่านเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มเนื้อหาข้อมูล รูปแบบเซลล์ สูตร เส้นขอบเซลล์ หรือการเติมใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเซลล์ที่เลือกจะถูกเพิ่ม แต่จะไม่เพิ่มความเห็น การป้อนอัตโนมัติจะเขียนทับข้อมูลที่มีอยู่ด้วยค่าที่คุณกำลังเพิ่ม

   -การป้อนเนื้อหาหรือรูปแบบที่ต่อเนื่องกันโดยอัตโนมัติลงไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกัน: ป้อนรายการสองรายการแรกในชุดข้อมูลในเซลล์เนื้อหาสองเซลล์แรกของแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการเติม ตัวอย่างเช่น ป้อน A และ B เลือกเซลล์ ย้ายตัวเมาส์ชี้ไปไว้เหนือเส้นขอบของส่วนที่เลือกจนกว่าขอบจับการป้อนอัตโนมัติสีเหลืองจะปรากฏ จากนั้นลากขอบจับไปไว้เหนือเซลล์ที่คุณต้องการเติมคุณยังสามารถเติมเซลล์อัตโนมัติโดยใช้รูปแบบของค่าได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากมีเซลล์ที่เลือกไว้สองเซลล์ซึ่งมี 1 และ 4 ค่า 7 และ 10 จะถูกเพิ่มเมื่อคุณลากไปเหนือเซลล์สองเซลล์ที่อยู่ติดกัน (ค่าจะถูกเพิ่มครั้งละ 3)

   การป้อนอัตโนมัติจะไม่ได้ตั้งค่าความสัมพันธ์ต่อ ๆ ไปในเซลล์ต่าง ๆ ในกลุ่ม หลังจากการป้อนอัตโนมัติ คุณสามารถเปลี่ยนเซลล์ได้โดยเป็นอิสระจากกันและกัน

   เมื่อคุณป้อนเซลล์โดยอัตโนมัติ สูตรใด ๆ ที่อ้างอิงถึงเซลล์เหล่านั้นจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อใช้ค่าใหม่

การแสดงหรือซ่อนการเติมข้อความอัตโนมัติ

   1.เลือก Pages > การตั้งค่า (จากเมนู Pages ที่ด้านบนสุดของหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ) จากนั้นคลิก ทั่วไป

   2.ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย “แสดงคำแนะนำขณะแก้ไขเซลล์ตาราง” เพื่อปิดการเติมคำอัตโนมัติ หรือเลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อเปิด

การคัดลอกและวางเซลล์

   เมื่อคุณคัดลอกเซลล์ หรือย้ายข้อมูลของเซลล์ไปยังตำแหน่งใหม่ในตาราง คุณสมบัติทั้งหมดของเซลล์จะถูกคัดลอกหรือย้ายไปด้วย ซึ่งรวมถึงรูปแบบข้อมูล การเติม เส้นขอบ และความคิดเห็น

   1.เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอกหรือย้าย

   2.ปฏิบัติตามวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

        -การย้ายข้อมูล: คลิกค้างไว้จนกว่าเซลล์จะปรากฏขึ้นมาโดยยกขึ้น จากนั้นลากไปยังตำแหน่งอื่นในตาราง ข้อมูลที่มีอยู่แล้วจะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลใหม่

        -วางและเขียนทับเนื้อหาที่มีอยู่แล้ว: เลือก แก้ไข > คัดลอก จากเมนูแก้ไขที่ด้านบนสุดของหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ เลือกเซลล์ด้านซ้ายบนสุดที่คุณต้องการวางข้อมูล จากนั้นเลือก แก้ไข >วางหากระยะข้อมูลมีสูตร ให้เลือก วางผลลัพธ์สูตร

        -วางโดยไม่เขียนทับ: เลือก แก้ไข > คัดลอก เลือกเซลล์จุดหมาย จากนั้นเลือก แทรก > แถวที่คัดลอก หรือ แทรก > คอลัมน์ที่คัดลอก (จากเมนูแทรกที่ด้านบนสุดของหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ) แถวหรือคอลัมน์ใหม่จะถูกเพิ่มไว้สำหรับที่เซลล์ที่คัดลอก

        -วางลักษณะตาราง: เลือก รูปแบบ > คัดลอกลักษณะ (จากเมนูแก้ไขที่ด้านบนสุดของหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ) เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอกลักษณะ จากนั้นเลือก รูปแบบ > วางลักษณะ

        -การวางเนื้อหาเซลล์โดยไม่มีลักษณะ: เลือก แก้ไข > คัดลอก เลือกเซลล์ที่ที่คุณต้องการวาง จากนั้นเลือก แก้ไข > วางและจับคู่ลักษณะ (จากเมนูแก้ไขที่ด้านบนสุดของหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ) เซลล์ที่วางจะใช้การจัดรูปแบบของตำแหน่งใหม่

        -วางภายนอกตารางที่มีอยู่แล้ว: ลากเซลล์ไปยังที่ที่คุณต้องการ ตารางใหม่จะถูกสร้างด้วยเซลล์ที่วาง

การไฮไลท์แถวและคอลัมน์เซลล์

   คุณสามารถไฮไลท์แถวและคอลัมน์เซลล์เป็นสีฟ้าชั่วคราวในขณะที่คุณย้ายตัวเมาส์ชี้ไปเหนือตาราง ในตารางขนาดใหญ่ การกระทำนี้สามารถช่วยให้คุณระบุการอ้างอิงคอลัมน์และแถวสำหรับเซลล์เฉพาะ

   -กดปุ่ม Option ในขณะที่คุณเลื่อนตัวเมาส์ชี้ไปเหนือเซลล์